ניהול שרשרת אספקה ללא מדדי ביצוע ברורים מוביל באופן עקבי לחריגות תקציב ולעיכובים במסירת סחורה ללקוחות הקצה. היעדר שליטה בנתונים מייצר עומס תפעולי שוחק המחייב מנהלים להגיב לתקלות במקום למנוע אותן מראש. מעבר לשיטת ניהול המבוססת על יעדים כמותיים מאפשר לארגון לאתר צווארי בקבוק בזמן אמת ולייעל את משאבי המערכת ביעילות ניכרת.
אילו מדדים בוחנים את היעילות של ניהול המלאי?
השלב הבסיסי בניהול שרשרת אספקה יציבה הוא יצירת נראות מלאה של הסחורה הזמינה במרכז ההפצה. טעות נפוצה שאנו נתקלים בה היא קבלת החלטות רכש המבוססות על תחושות בטן במקום על ניתוח מדויק של קצב הצריכה ההיסטורי.
מצב בעייתי זה גורר אחריו רכישת יתר של פריטים איטיים המעלים אבק על המדפים, או לחלופין חוסר בפריטים מבוקשים שעוצר את פסי הייצור.
כדי למנוע כשלים אלו איש רכש בעל הכשרה יבחן באופן קבוע את מדד סבב המלאי, נתון המציג כמה פעמים בשנה החברה מוכרת ומחדשת את הסחורה שלה.
יחס גבוה מעיד על תנועה בריאה, בעוד שיחס נמוך מצביע על סחורה מתה שנועלת הון חוזר.
עם זאת חובה לסייג כי בעוד שמדדי יעילות מסורתיים מעודדים צמצום החזקה מקסימלי, משברים גלובליים בנתיבי הסחר הוכיחו כי צמצום יתר חושף את הארגון לסכנת השבתה.
מנהלי תפעול נדרשים כיום לאזן את מדד סבב הסחורה מול הצורך בהחזקת מלאי ביטחון אסטרטגי המבטיח רציפות תפקודית גם בעת קטיעה פתאומית של קווי האספקה ביבוא.
בנוסף, רמת הדיוק במלאי מהווה אבן בוחן לאיכות התפעול. מדד זה משווה בין הרישום במערכת המידע לבין הספירה הפיזית בפועל. פערים גדולים מדי מובילים להבטחות שווא ללקוחות ולביטולי הזמנות ברגע האחרון.
מומחי תוכן המלמדים במסגרת ניהול מחסן בכיר ומערכות ממוחשבות מטמיעים שגרת ספירות מחזוריות על מנת להבטיח הלימה מלאה בין הנתונים למציאות מבלי להשבית את הפעילות כולה. בנוסף, אי אפשר לנהל שרשרת אספקה יעילה ללא בקרת ספקים הדוקה.
מדד OTIF בוחן את אחוז ההזמנות שהתקבלו מספקי חומרי הגלם בזמן ובכמות המדויקת.
כשלים מצד הספק מקרינים באופן ישיר על יכולת הארגון לעמוד ביעדים מול לקוחות הקצה, ולכן מדידה קפדנית של נתון זה מאפשרת להפעיל קנסות חוזיים או לדרוש שיפורים לפני היווצרות נזק בקווי הייצור.
כיצד מודדים את מהירות ואיכות שרשרת האספקה?
לקוחות מודרניים דורשים אספקה מהירה ומדויקת ולכן זמן מחזור ההזמנה הוא נתון שחובה לעקוב אחריו בקפידה. מדד זה מחשב את סך הזמן שעובר מרגע הקלדת ההזמנה במערכת ועד למסירת הסחורה בפתח דלתו של הלקוח.
קיצור זמני המחזור דורש סנכרון מושלם בין מחלקות שונות, החל מאישור האשראי, דרך ליקוט הפריטים ועד לתזמון ההפצה. איש תפעול מיומן יפרק את מחזור ההזמנה לשלבי משנה ויאתר בדיוק היכן נוצרים העיכובים שמאריכים את זמן הטיפול הכולל.
מעבר למהירות יש לבחון את איכות הביצוע באמצעות מדד שיעור ההזמנה המושלמת. הזמנה מוגדרת כמושלמת רק אם סופקה בזמן, בכמות המדויקת, ללא כל נזק פיזי ועם תיעוד חשבונאי נקי משגיאות.
מכפלה של נתונים אלו מייצרת אחוז אחד המשקף את רמת השירות האמיתית של הארגון.
בעלי תפקידים שעברו קורס מנהלי תפעול בכירים מבינים כי שיפור קל במדד זה מפחית משמעותית את העומס על מוקדי שירות הלקוחות ומצמצם משמעותית את החשיפה להוצאות מיותרות על שילוחים חוזרים ופיצויים.
מהם המדדים המרכזיים לבקרת עלויות תפעול?
בחינה קפדנית של עלויות היא חובתו של כל מנהל בארגון עסקי. מדד העלות להזמנה משקלל את כלל הוצאות מרכז ההפצה כולל שכר עבודה, חומרי אריזה, חשמל ופחת מתקנים, ומחלק אותן במספר ההזמנות שיצאו בפועל באותה תקופה.
מעקב חודשי אחר נתון זה מסייע לבחון האם הגידול בנפח המכירות אכן מייצר יתרון לגודל, או שמא חוסר יעילות תפעולית גורם לכך שההוצאות עולות בקצב מהיר יותר מההכנסות.
במקביל יש למדוד בקביעות את הוצאות האחסנה, נתון המאגד את העלויות הנגזרות כגון דמי שכירות, פרמיות ביטוח ועלויות הון. הון שמושקע בחומרי גלם או בתוצרת גמורה הוא כסף שלא ניתן להשתמש בו לאפיקי פיתוח שיווקיים או הנדסיים.
בחינה תקופתית של עלויות ההחזקה מאפשרת לארגון להתאים את אסטרטגיית העבודה למציאות המשתנה בשוק ולעצור דלף כספי. בוגרי קורס ניהול רכש ולוגיסטיקה יודעים לתזמן את הגעת רכיבי הייצור בדיוק למועד הנדרש ובכך הם מצמצמים את שטח האחסון הנדרש.
כיצד מעקב אחר צי הרכב משפיע על ביצועי הארגון?
מערך התובלה מהווה את נתח ההוצאות הגדול ביותר ברוב שרשראות האספקה המסורתיות ולכן הוא דורש מדידה הדוקה. מדד ניצולת נפח הובלה בודק איזה אחוז מקיבולת המשאית נוצל בפועל במהלך משמרת החלוקה.
שילוח משאיות חצי ריקות שקול לזריקת כסף והוא פוגע ישירות ברווחיות של כל קו הפצה. מערך תובלה יעיל נמדד ביכולתו לתכנן מסלולים חכמים המנצלים את מלוא המקום הפנוי תוך צמצום קילומטראז’ מיותר.
נתון חשוב נוסף נוגע לצריכת הדלק ולבלאי הרכבים ביחס לכמות התוצרת שסופקה. נהיגה אגרסיבית, זמני המתנה ארוכים בפריקה שבהם המנוע פועל לחינם ותחזוקה לקויה מעלים את הוצאות הצי בצורה תלולה.
מנהלים שלמדו מסלול קורס ניהול צי רכב בכיר מטמיעים מערכות טלמטריה מתקדמות כדי לנטר מדדים אלו ולעודד חיסכון באנרגיה. מעבר להיבט הכלכלי, ניטור ומדידה של נתוני צי הרכב הם חובה חוקית.
תקנה 168 לתקנות התעבורה, תשכא-1961 מגבילה באופן נוקשה את שעות הנהיגה והמנוחה של נהגי רכב משא.
מערכות הניטור של הצי אינן משמשות רק לחיסכון באנרגיה, אלא מהוות כלי בקרת חובה להבטחת עמידה בתקנות אלו ולמניעת קנסות כבדים או שלילת רישיונות החברה.
מדוע שיעור החזרות לקוחות משמש כנורת אזהרה ניהולית?
לוגיסטיקה הפוכה מתייחסת לתהליך הטיפול במוצרים שחזרו מהלקוח חזרה אל מרכז ההפצה בגין טעות בליקוט או פגם.
שיעור החזרות גבוה פוגע בארגון פעמיים, פעם אחת באובדן המכר ופעם שנייה בעלויות השילוח והקליטה המחודשת למלאי, עלויות שלרוב גבוהות משמעותית מעלות ההוצאה הראשונית של הפריט.
נתון זה חייב להיות מנותח ברמה היומית.
הצעד הראשון שאיש שרשרת אספקה מנוסה יבצע בעת זיהוי עלייה בהחזרות הוא תחקור מעמיק של תהליך בקרת האיכות ביציאה מהמחסן.
ייתכן והבעיה נובעת ממקטים דומים המבלבלים את המלקטים, מאריזה לקויה שאינה מגנה על המוצר בנסיעה או מספק חומרי גלם שאיכותו ירדה. מעקב צמוד אחר סיבות ההחזרה מאפשר ליישם פעולות מתקנות מיידיות ולחסום את זליגת הכספים החוצה.
שאלות ותשובות בנושא מדדי ביצוע בלוגיסטיקה
כמה מדדים הארגון צריך לנטר באופן קבוע? בחירת כמות המדדים הנכונה תלויה באופן ישיר בגודל החברה ובמורכבות פעילותה העסקית. מעקב אחר עשרות נתונים במקביל עלול לייצר רעש מערכתי ועומס נתונים שמונע מקבלי החלטות לראות את התמונה המלאה.
הגישה הניהולית הנכונה גורסת כי יש לבחור בין חמישה לשבעה נתונים מרכזיים בלבד המשקפים בצורה הטובה ביותר את היעדים האסטרטגיים של הארגון לאותה שנת כספים.
האם ישנו נתון אחד שחשוב יותר מכל השאר במרכז ההפצה? התפיסה המקצועית הרווחת בענף מצביעה על שיעור ההזמנה המושלמת כמדד העל המקיף ביותר לניתוח שירות.
נתון מורכב זה מאגד בתוכו את זמינות המלאי, הדיוק בליקוט, מהירות השילוח ואיכות העבודה הכללית ולכן הוא מספק הצצה אמינה ביותר לאופן שבו הלקוח חווה את השירות.
עלייה עקבית בנתון זה מתורגמת לשיפור בשיעור שימור הלקוחות של החברה.
כל כמה זמן יש לעדכן את יעדי הביצוע הנדרשים? תהליך בקרה עסקית מקצועי דורש בחינה מחודשת של כלל היעדים לפחות אחת לשנה קלנדרית או לחלופין בעת התרחשות של שינוי מהותי במבנה הארגון.
חדירה לשווקים בינלאומיים חדשים, רכישת מתחרים או הטמעה של מערכות מידע מתקדמות, מחייבים את ההנהלה לכייל מראש את הציפיות ולהתאים את הרף התפעולי למציאות הטכנולוגית החדשה שנוצרה.
מה קורה כאשר מתגלים פערים משמעותיים בנתוני ספירת המלאי? פעולה חדה לעצירת תהליכי הקליטה והניפוק באותו אזור במחסן נדרשת כדי לבודד את מקור השגיאה במערכת.
אנשי תפעול מיומנים יבצעו תחקיר אחורנית ויבדקו את תנועות הרישום של הימים האחרונים, את תעודות המשלוח ואת החזרות הסחורה מאותו מקט.
במידה ומזהים דפוס חוזר של חוסרים יש לבחון את אפשרויות האבטחה הפיזיות ואת הרשאות הגישה של העובדים למערכת הניהול.
בניית תשתית ידע ניהולית כבסיס לשיפור מתמיד
המעבר מעבודה תגובתית לניהול יזום מבוסס נתונים הוא שלב הכרחי בצמיחה של כל חברה מסחרית המנהלת מלאי וסחורות.
הבנה עמוקה של תהליכי המדידה מקנה לצוות הניהולי את הביטחון הנדרש כדי לבצע שינויים מבניים, לייעל שרשראות אספקה מסורבלות ולהפחית סיכונים פיננסיים. מיומנות זו נרכשת באמצעות חקר מקרים ולמידה שיטתית.
אנו מזמינים אתכם לקחת אחריות על התפתחות הצוות שלכם ולהירשם למסלולי לימודים מקצועיים מתקדמים במכללת מישלב, בהם ירכשו העובדים ארגז כלים יישומי שיהפוך את מחלקת התפעול שלכם ממקור של הוצאות למרכז רווח יציב.