האם כדאי לעסקים קטנים להעסיק מנהל חשבונות במשרה מלאה או חלקית?

ערימות הניירת גדלות, הדוחות לבנק מתעכבים, ואתם לא בטוחים אם אתם מפספסים תשלומים או משלמים יותר מדי מס. זוהי הדילמה המוכרת של כל בעל עסק קטן: האם הגיע הזמן להעסיק מנהל חשבונות במשרה מלאה שיהיה זמין ו”בתוך” העניינים, או להמשיך עם שירות הנהלת חשבונות חיצוני ולחסוך בעלויות קבועות? ההחלטה הזו אינה רק שאלה של כסף, אלא שאלה אסטרטגית שמשפיעה ישירות על היעילות התפעולית ועל היכולת שלכם לצמוח.

היתרונות הברורים בהעסקת מנהל חשבונות במשרה מלאה

כאשר עסק גדל, הצורך בשליטה ובזמינות הופך קריטי. העסקת מנהל חשבונות “in-house” במשרה מלאה מספקת בדיוק את זה. היתרון הראשון והברור ביותר הוא זמינות מיידית. אין צורך “לפתוח קריאה” או לחכות לתשובה ממשרד חיצוני. שאלות בנוגע לתזרים, תשלום לספק או בדיקת חשבונית מקבלות מענה כאן ועכשיו.

בנוסף, מנהל חשבונות שהוא חלק מהצוות מפתח הבנה עמוקה של ה-DNA העסקי שלכם. הוא לא רק רושם מספרים, הוא מבין את מקור ההכנסות, את מחזורי התשלום, ואת האתגרים הייחודיים של הענף שלכם. הבנה זו מאפשרת לו להיות פרואקטיבי – לזהות מגמות, להתריע על חריגות בתקציב ולסייע בבניית תכנון תקציב לעסקים קטנים שהוא מדויק יותר.

לבסוף, מנהל חשבונות במשרה מלאה יכול לקחת על עצמו משימות נלוות שחורגות מגבולות הנהלת החשבונות הקלאסית, כמו סיוע בגבייה, הכנת משכורות (במיוחד אם עבר קורס חשבי שכר ), או ניהול הקשר השוטף מול הבנקים. זוהי רמה של אינטגרציה שקשה מאוד להשיג בעבודה מול ספק חיצוני.

מתי משתלם לעבור לשירות הנהלת חשבונות חיצוני?

למרות היתרונות, משרה מלאה היא הוצאה קבועה ומשמעותית. עבור עסקים קטנים רבים, במיוחד בתחילת דרכם, מיקור חוץ פיננסי הוא הפתרון היעיל והנכון ביותר. השאלה היא מתי זה משתלם?

התשובה פשוטה: כל עוד היקף העבודה אינו מצדיק 40 שעות שבועיות, מיקור חוץ עדיף. שירות הנהלת חשבונות חיצוני מאפשר לכם לשלם רק עבור השעות או הפעולות שאתם צורכים. אתם נהנים מגמישות מלאה ויכולים להגדיל או להקטין את היקף השירות בהתאם לעונתיות ולצמיחה של העסק.

יתרון נוסף של מיקור חוץ הוא הגישה למגוון רחב של ידע. במשרד חיצוני ישנם לרוב אנשי מקצוע בתחומים שונים – הנהלת חשבונות, ייעוץ מס, וחשבות שכר. במקום להעסיק אדם אחד שיודע קצת מהכול, אתם מקבלים גישה לצוות שלם בעלות של שירות בודד. בנוסף, אתם נמנעים לחלוטין מהמשמעויות של יחסי עובד-מעביד, על כל המשתמע מכך, נושא הנלמד לעומק בקורסים כמו ניהול משאבי אנוש – ימי מחלה, חופשות, הפרשות סוציאליות ופיצויים.

ומה לגבי האופציה של משרה חלקית?

עבור עסקים רבים שנמצאים בשלב ביניים – גדולים מדי למיקור חוץ בסיסי, אך עדיין לא מצדיקים משרה מלאה – העסקת מנהל חשבונות כשכיר במשרה חלקית היא פתרון מצוין.

במודל זה, אתם נהנים מיתרונות דומים לאלו של משרה מלאה: העובד הוא “שלכם”, הוא מכיר את העסק לעומק, זמין בימים ובשעות קבועים, ומפתח מחויבות ארגונית. במקביל, העלות נמוכה משמעותית מעלות משרה מלאה. חשוב לזכור שעדיין חלים עליכם מלוא החובות של יחסי עובד-מעביד (תנאים סוציאליים, הפרשות וכו’), אך באופן יחסי להיקף המשרה.

אופציה זו עדיפה לרוב על פני מיקור חוץ כאשר אתם זקוקים למישהו שיהיה פיזית בעסק באופן קבוע, יטפל בניירת השוטפת ויספק מענה מיידי לצוות, גם אם רק ל-20 שעות שבועיות.

אזהרה: הסיכון המשפטי ב”אזור האפור” בין שכיר לפרילנסר

אחד הסיכונים הגדולים ביותר עבור עסק קטן הוא סיווג שגוי של יחסי עבודה. בעלי עסקים רבים בוחרים באופציית “מיקור חוץ” או “פרילנסר” כדי לחסוך בעלויות סוציאליות ובבירוקרטיה, אך בפועל מתייחסים לאותו ספק כאל עובד שכיר לכל דבר (למשל, דרישה לעבודה בשעות קבועות ממשרדי החברה, שימוש בציוד של העסק, והשתלבות מלאה בצוות).

חשוב להבין שמה שקובע אינם שם החוזה (“הסכם קבלנות”) או העובדה שהספק מוציא חשבונית, אלא מהות היחסים בפועל. בית הדין לעבודה בוחן שורה של מבחנים, ובראשם “מבחן ההשתלבות”, כדי לקבוע אם התקיימו יחסי עובד-מעביד, נושאים בהם עוסק קורס פרקטיקה בדיני עבודה ויחסי עבודה .

אם בית הדין יקבע שאכן התקיימו יחסים כאלה, העסק עלול להיתבע רטרואקטיבית ולשלם סכומי עתק עבור כל הזכויות הסוציאליות שלא שולמו לאורך השנים (פנסיה, פיצויים, ימי חופשה, דמי הבראה ועוד). לכן, בהחלטה בין משרה חלקית למיקור חוץ, יש לוודא שההתקשרות מול פרילנסר אכן עומדת במבחנים המשפטיים של קבלן עצמאי.

איך להעריך נכון את היקף העבודה הפיננסית של העסק?

זוהי שאלת המפתח. כדי להחליט בין משרה מלאה, משרה חלקית או מיקור חוץ, עליכם להבין כמה “עבודה” באמת יש. הערכה זו צריכה להיות כמותית:

1. כמות החשבוניות: כמה חשבוניות ספקים אתם מקבלים בחודש? כמה חשבוניות אתם מוציאים ללקוחות? זהו המדד הבסיסי ביותר לזמן הנדרש עבור רישום הכנסות והוצאות.
2. מספר העובדים: האם אתם מעסיקים עובדים? הכנת משכורות וטיפול בדיווחים לרשויות (ביטוח לאומי, מס הכנסה) היא משימה שדורשת זמן ודיוק.
3. מורכבות בנקאית: כמה חשבונות בנק יש לעסק? האם יש פעילות במט”ח? התאמות בנקים הן לב ליבה של הנהלת החשבונות.
4. דרישות דיווח: האם העסק הוא חברה בע”מ או עוסק מורשה? חברות בע”מ חייבות תמיד בשיטת הנהלת החשבונות הכפולה. עם זאת, טעות נפוצה היא לחשוב שכל עוסק מורשה רשאי לנהל הנהלת חשבונות חד-צידית. בפועל, עוסקים מורשים רבים נדרשים גם הם לנהל הנהלת חשבונות כפולה, בהתאם לגובה המחזור השנתי, מספר העובדים המועסקים וסוג העיסוק (למשל, יצרנים, סיטונאים או נותני שירותים מסוימים), והכל בהתאם לדרישות ניהול פנקסים של רשות המסים. הנהלת חשבונות כפולה מורכבת ודורשת זמן רב יותר.
5. פעילות מיוחדת: האם העסק עוסק ביבוא, יצוא או סחר אלקטרוני? פעולות אלו, הנלמדות לעומק בתחום של רכש ולוגיסטיקה , מוסיפות מורכבות ניכרת לניהול החשבונות.

כלל אצבע גס אומר שעסק קטן עם עובדים בודדים ועשרות בודדות של חשבוניות בחודש, כנראה יסתפק בשירות חיצוני של שעות ספורות. עסק עם 10-15 עובדים, מאות חשבוניות בחודש ופעילות בנקאית ענפה, כבר מתחיל להצדיק משרה חלקית נרחבת או אפילו משרה מלאה.

השפעת הגודל והמחזור העסקי על ההחלטה

ככל שהעסק גדול יותר ומחזור המכירות שלו גבוה יותר, כך גדלה החשיבות של בקרה פיננסית הדוקה. בעסק שמגלגל מיליוני שקלים בשנה, טעות קטנה ברישום או איחור בתשלום לספק עלולים לעלות ביוקר.

בשלב זה, תפקיד הנהלת החשבונות משתנה מ”רישום פסיבי” ל”ניהול אקטיבי”. כאן נכנסת לתמונה אופטימיזציית תזרים. מנהל חשבונות במשרה מלאה יכול לנהל באופן שוטף את תזרים המזומנים, לוודא שאתם מנצלים ימי אשראי מספקים בצורה מיטבית, ולדאוג לגבייה יעילה מלקוחות.

זהו הבסיס לניהול נכון של תזרים המזומנים, כלי חיוני להישרדות וצמיחה. בעסקים גדולים יותר, הפונקציה הזו מתפתחת באופן טבעי לתפקיד של חשב, ולעיתים קרובות דורשת הכשרה מתקדמת יותר, כמו זו הנלמדת במסלול חשבים ומנהלי כספים .

ההחלטה אם כן תלויה בנקודת האיזון: הנקודה שבה העלות האלטרנטיבית של טעויות, עיכובים ואובדן שליטה (במיקור חוץ) הופכת יקרה יותר מעלות ההעסקה הישירה של מנהל חשבונות.

טבלת השוואה: משרה מלאה מול מיקור חוץ

פתרונות משולבים: המודל ההיברידי לעסקים קטנים

עבור עסקים קטנים רבים, התשובה אינה “שחור או לבן”. הפתרון היעיל ביותר הוא לרוב מודל היברידי המשלב בין העולמות.

מודל זה יכול להיראות כך: העסק רוכש תוכנת הנהלת חשבונות אינטרנטית פשוטה לטובת רישום הכנסות והוצאות בסיסי והפקת חשבוניות. במקביל, הוא מעסיק מנהל חשבונות במשרה חלקית (למשל, ליום או יומיים בשבוע) שמגיע למשרד, מבצע התאמות בנקים, מכין דיווחים חודשיים לרשויות ומטפל בתשלומים לספקים. את הסגירה השנתית והדוח השנתי למס הכנסה, מבצע גורם מקצועי בכיר יותר, המכיר את תפקידו של רואה חשבון חיצוני.

אפשרות היברידית נוספת היא להכשיר עובד קיים (למשל, מנהל/ת אדמיניסטרציה) בקורס מקצועי. הכשרה כזו, למשל במסגרת קורס הנהלת חשבונות סוג 1+2 , יכולה לתת לו את הכלים לנהל את החשבונות השוטפים, בעוד רואה חשבון חיצוני משמש כגורם מבקר ומייעץ ברמה גבוהה יותר, אולי בסיוע יועץ מס שהוכשר במסגרת קורס ייעוץ מס . פתרון זה משפר את היעילות התפעולית, שומר על הידע בתוך הארגון, וחוסך עלויות משמעותיות.

מהי השורה התחתונה עבור העסק שלך?

ההחלטה בין משרה מלאה, משרה חלקית או מיקור חוץ תלויה בשלב שבו העסק שלכם נמצא. אל תמהרו להעסיק במשרה מלאה רק בגלל “שהתזרים מאפשר”, ובמקביל, אל תישארו עם שירות חיצוני זול מדי אם אתם מרגישים שאתם מאבדים שליטה.

הדרך הנכונה היא לבחון את הנתונים באופן אובייקטיבי: לכמת את שעות העבודה הנדרשות, להעריך את רמת המורכבות, ולהבין מהי העלות האלטרנטיבית של הזמן שלכם. במקרים רבים, השקעה בהכשרה מקצועית, בין אם לעצמכם ובין אם לעובד קיים, יכולה לספק את הפתרון היעיל ביותר. ידע הוא כוח, ובתחום כמו חשבונאות, מיסים ומנהל , ידע שווה כסף.

אנחנו, מכללת מישלב, מכשירים עשרות אלפי בוגרים במקצועות הפיננסיים, החל ממסלול קורס הנהלת חשבונות סוג 3 ועד למסלולים בכירים, עם מרצים מהשורה הראשונה ופריסה ארצית במגוון סניפי המכללה בתל אביב ובחיפה. אנו מאמינים שידע מקצועי הוא המפתח ליעילות תפעולית ולצמיחה עסקית. למידע נוסף על מסלולי הלימוד, אנו מזמינים אתכם ליצור קשר ולקבל ייעוץ לימודים.