איך מתמודדים עם טעויות בחישוב שכר עובדים – ומהן ההשלכות?

טעות בתלוש המשכורת היא יותר מאי נעימות. היא רגע של חוסר אמון שפוגע בלב הקשר בין העובד לארגון. טעויות בשכר, בין אם בחישוב שעות נוספות או בניכויים, הן לא רק בעיה כספית אלא משבר אמון. ההתמודדות איתן דורשת דיוק, שקיפות, והבנה משפטית עמוקה.

אילו טעויות נפוצות מתרחשות בחישוב שכר?

מקצוע חשבות שכר דורש דיוק מרבי, מכיוון שגם הטעויות הקטנות ביותר עלולות להוביל לבעיות גדולות. טעויות חישוב נפוצות נובעות לרוב משילוב של גורמים אנושיים וטעויות מערכתיות:

• חישוב שגוי של שעות נוספות: אי-הבנה של תעריפי שעות נוספות לפי חוק (125% לשעתיים הראשונות, 150% לאחר מכן) או חישוב שגוי של בסיס השכר לשעה.
• ניכויי מס שגויים: טעות זו נפוצה ביותר ונובעת לרוב מאי-ביצוע תיאום מס או תיאום מס ותיקון קוד עובד באופן שגוי בתחילת השנה או לאחר החלפת עבודה. רשות המסים מפרסמת מדריך שנתי המסייע בכך.
• טעויות בהפקדות לפנסיה: זוהי אחת הטעויות החמורות ביותר. אי-הפקדה, הפקדה חלקית, או הפקדה על בסיס שכר שגוי פוגעות בעובד בטווח הארוך וחושפות את המעסיק לתביעות.
• הזנת נתונים שגויה: טעות אנוש פשוטה בהקלדת בונוס, אי-עדכון דרגה או תוספת שכר שסוכמה, או טעות בקליטת ימי חופשה ומחלה.
• טעויות בסיום העסקה: חישוב שגוי של פיצויים, פדיון חופשה, או טעויות בניהול טפסי 161 בעת תיקון טעויות שכר בסיום עבודה, מה שעלול לעכב את קבלת הכספים על ידי העובד.

איך מזהים טעות בתלוש ומטפלים בה נכון

עבור עובד, הצעד הראשון הוא לבצע בדיקת שכר עובדים אישית. יש לקרוא את תלוש משכורת בעיון ולהשוות את הנתונים (שעות עבודה, ימי חופשה) לדוח הנוכחות האישי. אם מתגלה פער, יש לפנות באופן מסודר למחלקת השכר.

מצד המעסיק, הטיפול הנכון בטעות הוא מבחן האמון הראשון. התהליך חייב להיות שקוף ומהיר:

1. הקשבה ותיעוד: יש לקבל את פניית העובד ברצינות, לתעד אותה, ולהבטיח בדיקה מעמיקה.
2. חקירה וניתוח: זהו שלב הניתוח הפרשי שכר. חשב השכר בודק את הנתונים שהוזנו למערכת, את הדיווחים שהתקבלו, ואת הלוגיקה של החישוב בדוחות שכר הרלוונטיים.
3. הכרה ותיקון: אם נמצאה טעות, יש להודות בה בשקיפות. אין לנסות “לייפות” את המצב. יש להסביר לעובד מה מקור הטעות וכיצד היא תתוקן.
4. ביצוע התיקון: ביצוע תיקון שכר בפועל, לרוב בתלוש המשכורת הבא, כסעיף של הפרשי שכר המפרט את הזיכוי או הניכוי הרלוונטי.

מה החוק קובע לגבי תיקון טעות בשכר?

החוק הישראלי, ובמיוחד חוק הגנת השכר, מגן על העובד מפני ניכויים שרירותיים. כאשר מדובר בטעות לטובת העובד (כלומר, שולם לו יותר מדי), המצב מורכב.

סעיף 25 לחוק הגנת השכר קובע כי מעסיק אינו רשאי לנכות סכומים ששולמו ביתר, אלא אם העובד הסכים לכך בכתב, או שהסכום ניתן לניכוי על פי דין (כמו מקדמה). אם הטעות התגלתה מאוחר, לעיתים קרובות המעסיק יתקשה מאוד לגבות את הכסף בחזרה ללא הסכמה. מידע מפורט על תנאי קיזוז שכר ששולם ביתר ניתן למצוא בפורטלים של זכויות עובדים.

כאשר הטעות היא לרעת העובד (שולם לו פחות מדי), המעסיק מחויב לבצע תיקון תלושים רטרואקטיבי. תיקון זה חייב לכלול לא רק את הקרן, אלא גם את מלוא הזכויות הסוציאליות הנגזרות מכך (למשל, הפרשות לפנסיה ולפיצויים על אותו הפרש).

כאשר מבצעים תיקון דוחות שכר ב-ERP, יש לוודא שהתיקון מדווח כהלכה גם לרשויות המס ולביטוח הלאומי, תהליך שעלול להיות מורכב ודורש הבנה עמוקה בדיני עבודה ומיסוי, כפי שנלמד בקורסים כמו פרקטיקה בדיני עבודה ויחסי עבודה .

ההשלכה שחייבים להכיר: הפער בין תיקון שוטף לתיקון רטרואקטיבי חוצה-שנה

המאמר דן בתיקון טעויות, אך ישנה הבחנה קריטית שכל חשב שכר ומנהל כספים חייב להכיר: ההבדל התהומי בין תיקון טעות בחודש השוטף לבין ביצוע תיקון תלושים רטרואקטיבי לשנת מס קודמת.

תיקון טעות בחודש השוטף (למשל, טעות שזוהתה בינואר ותוקנה בתלוש פברואר) הוא פשוט יחסית ומתבצע כולו בתוך מערכת השכר.

לעומת זאת, תיקון טעות שמתגלה היום אך שייכת לשנת מס שכבר נסגרה (למשל, גילוי טעות ב-2025 על שכר 2024) הוא סיוט אופרטיבי ותפעולי. תיקון כזה מחייב פתיחה מחדש של דוחות שכבר הוגשו לרשויות:

• תיקון דוח 126: הגשה מחודשת של הדוח השנתי למס הכנסה.
• תיקון דוח 102: הגשה מחודשת של הדיווחים החודשיים.
• תיקון טופס 161: אם הטעות נוגעת לעובד שפרש, ייתכן ויידרש תיקון של טופס הפרישה שלו, מה שמשפיע על זכויותיו הפנסיוניות.

תהליך זה לא רק גוזל זמן יקר בקרב חשבים ומנהלי כספים , אלא חושף את הארגון לביקורת מיידית מצד הרשויות. הגשת דוחות מתקנים “מדליקה נורה אדומה” ועלולה לגרור ביקורת ניכויים מקיפה על כלל פעילות השכר בחברה.

ההשלכה החמורה מכל: הסיכון לאחריות פלילית אישית

מעבר לכאוס התפעולי והחשיפה לתביעות אזרחיות, קיימת השלכה חמורה בהרבה שארגונים וחשבי שכר רבים אינם מודעים לה: הסיכון לאחריות פלילית אישית.

בעקבות חוק הגברת האכיפה של דיני העבודה, המדינה רואה בטעויות שכר מערכתיות ומתמשכות (כמו אי-תשלום זכויות סוציאליות, אי-ביצוע הפרשות לפנסיה כחוק, או תשלום חלקי קבוע של שעות נוספות) עבירה פלילית לכל דבר.

החוק מאפשר להטיל קנסות פליליים בסכומים של עשרות אלפי שקלים לא רק על הארגון עצמו, אלא ישירות על נושאי משרה, כולל המנכ”ל וחשב השכר. במצב זה, אחריות חשב שכר חורגת מהדיוק המספרי. חשב שכר שלא התריע בכתב בפני המנהלים על הפרה סיסטמית של דיני העבודה, עלול למצוא את עצמו שותף לעבירה וחשוף אישית לקנסות ואף לרישום פלילי.

זוהי הסיבה המרכזית לכך שתפקיד בודק שכר מוסמך הפך מתפקיד טכני לתפקיד ניהול סיכונים קריטי.

איך למנוע טעויות שכר בעזרת מערכות דיגיטליות

בעידן שבו חשבות שכר הופכת לטכנולוגית יותר, הדרך הטובה ביותר למנוע טעויות היא שילוב נכון בין מערכות מתקדמות לכוח אדם מיומן. מערכת שכר דיגיטלית מודרנית היא קו ההגנה הראשון. היא מאפשרת אוטומציה של חישובים מורכבים (כמו שעות נוספות או בסיס הפנסיה), מצליבה נתונים מול שעון הנוכחות, ומסוגלת להתריע על חריגות.

אך המערכת לבדה אינה מספיקה. הטכנולוגיה יעילה רק כמו האדם שמפעיל ומבקר אותה.

ההבחנה הקריטית: תפקיד חשב השכר מול בודק השכר

כאן נכנסת לתמונה ההכשרה המקצועית, וחשוב להבחין בין שני תפקידי מפתח: החשב השכר (כפי שנלמד במסגרת קורס חשבי שכר) אחראי על הביצוע השוטף, הגדרת המערכת וביצוע בקרה פנימית-יומיומית למניעת טעויות לפני סגירת החודש.

לעומתו, הבודק השכר המוסמך מבצע ביקורת תקופתית מעמיקה, כמערכת בקרה חיצונית או בכירה יותר. תפקידו הוא “לבדוק את הבודק” ולוודא שהתהליכים והמערכות עצמן עומדים בדרישות החוק המורכבות, ובכך למנוע טעויות מערכתיות גדולות וסיכונים פליליים.

טבלת השוואה: טיפול בטעויות שכר – פעם והיום

תפקיד חשב השכר בשמירה על אמון העובדים

מעבר למספרים ולחוקים, אחריות חשב שכר נוגעת בנפש הארגון. תלוש המשכורת הוא המסמך הרשמי ביותר המגדיר את מערכת היחסים בין העובד למעסיק. טעות בו נתפסת כזלזול, כחוסר מקצועיות, או אפילו כניסיון מכוון לפגוע בעובד.

חשב השכר המודרני הוא איש הקשר הקריטי שבין העובד להנהלה. הוא חייב להיות בעל כישורי תקשורת מעולים, סבלנות, ויכולת להסביר נושאים מורכבים (כמו ניכויי מס שגויים) בשפה פשוטה.

הקשר עם הנהלת חשבונות (נלמד בקורסים כמו קורס הנהלת חשבונות 1+2 ) חשוב להבטחת תקינות הנתונים ברמת המאקרו, אך הקשר עם העובדים הוא שבונה את האמון. ארגונים המשקיעים בהכשרת אנשי השכר שלהם, לדוגמה במסגרת קורס ניהול משאבי אנוש , מבינים שהשכר הוא חלק בלתי נפרד מחוויית העובד.

השורה התחתונה: חשבות שכר היא מקצוע של דיוק ואמון

טעויות בשכר ימשיכו לקרות, אך ההבדל בין ארגון מצליח לארגון שרוי במשבר אמון טמון באופן הטיפול בהן. מניעת טעויות היא שילוב של טכנולוגיה מתקדמת והכשרה מקצועית בלתי מתפשרת. הבנת החוק, שליטה במערכות, ויכולת לתקשר עם עובדים הם היסודות של מקצוע חשבות שכר המודרני.

אנחנו, מכללת מישלב, מכשירים את הדור הבא של אנשי המקצוע בתחום חשבונאות, מיסים ומנהל , מתוך הבנה שעתיד הארגונים תלוי בדיוק הפיננסי ובאמון האנושי.

למידע נוסף על מסלולי ההכשרה שלנו, אנו מזמינים אתכם ליצור קשר ולקבל ייעוץ לימודים.